Van lead naar klant — en het systeem beweegt automatisch mee

De uitdaging

Zodra een lead klant wordt, moet er bij Vital20 een aantal dingen gebeuren. De lead wordt een account, bestaande contacten moeten behouden blijven en er moet een nieuwe omgeving worden klaargezet voor het vervolg.

Dat kan handmatig. Maar waarom zou iemand iedere keer dezelfde stappen uitvoeren als het systeem al weet dat er iets is veranderd?

Eén verandering zet het systeem in beweging

We hebben de overgang van Lead → Account als één gebeurtenis ontworpen. Zodra een lead klant wordt, bouwt het systeem automatisch de volgende fase op.

1. 1

   Lead wordt klant

2. 2

   Lead wordt een Account

   Task type aanpassen · Contacten meenemen

3. 3

   Klantomgeving klaarzetten

   List vanuit template · Account koppelen · Contacten koppelen

4. 4

   Klaar om voor de klant aan de slag te gaan

Klaar om te starten

Het resultaat is niet alleen minder handmatig werk.

Vital20 weet dat bij iedere nieuwe klant dezelfde stappen worden uitgevoerd en de benodigde structuur wordt klaargezet.

Zodra een lead klant wordt, staat alles klaar om direct voor die klant aan de slag te gaan.

Geen losse checklist om af te werken. Geen twijfel of alle onderdelen zijn aangemaakt of gekoppeld. Het systeem zorgt voor een consistente overgang van sales naar het werk voor de klant.

Het systeem volgt het bedrijf

De techniek achter deze oplossing bestaat uit ClickUp, automatiseringen en Make. Maar de techniek was niet het uitgangspunt.

Het uitgangspunt was wat er daadwerkelijk in het bedrijf gebeurt: een lead wordt klant.

Van daaruit hebben we bepaald welke onderdelen van het systeem mee moeten veranderen. Bij Vital20 betekent dat dat automatisch de juiste klantomgeving wordt klaargezet. Bij een andere organisatie kan dezelfde gebeurtenis bijvoorbeeld een project, Miro-board, Moneybird-contact of OneDrive-map creëren.

De precieze oplossing verschilt. Het principe blijft hetzelfde:

Wanneer er iets verandert in je bedrijf, zouden je systemen mee moeten veranderen.

Dat is Build Better Systems.

Waar bewegen jouw systemen nog niet mee?

Tijdens een Discovery Call kijken we naar je huidige situatie en onderzoeken we waar processen, informatie en systemen beter op elkaar kunnen aansluiten.