Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 12 oktober 2026
Ik help organisaties betere systemen en workflows te bouwen. Daarbij verwerk ik persoonsgegevens, bijvoorbeeld wanneer je contact opneemt, een afspraak maakt, je inschrijft voor de nieuwsbrief of met mij samenwerkt. Hieronder lees je welke gegevens ik gebruik, waarvoor en welke keuzes en rechten je hebt.
1. Wie is verantwoordelijk?
Mister Workflow is een handelsnaam van GHMT Consultancy B.V. Deze vennootschap is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die ik voor mijn eigen bedrijfsvoering verwerk.
- Contactpersoon: Maarten Tigchelaar
- Adres: Schuilenburgstraat 54, 8043 WR Zwolle, Nederland
- KvK: 62108557
- E-mail: maarten@misterworkflow.com
- Telefoon: +31 6 14 89 45 94
Wanneer ik persoonsgegevens uitsluitend namens een opdrachtgever verwerk, kan ik optreden als verwerker. Meer hierover staat bij ‘Gegevens in de omgeving van een opdrachtgever’.
2. Contact en afspraken
Contact opnemen
Via het contactformulier ontvang ik je voornaam, achternaam, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer en bericht of hulpvraag. Ik gebruik deze gegevens om je aanvraag te beantwoorden. Het formulier wordt aangeboden via ClickUp.
Je wordt door het invullen van dit formulier niet aangemeld voor de nieuwsbrief.
Ook bij contact via e-mail of telefoon kan ik je contactgegevens en de inhoud van je vraag verwerken. E-mailcorrespondentie loopt via Microsoft 365.
Een afspraak maken
Bij een afspraak via Calendly ontvang ik je naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, toelichting op je hulpvraag en afspraakgegevens. Ik gebruik deze informatie om de afspraak te plannen, te communiceren en het gesprek voor te bereiden.
De gegevens worden verwerkt in Calendly, Outlook en ClickUp. Make verzorgt de koppeling naar ClickUp.
Juridische basis
Voor het beantwoorden van zakelijke vragen en organiseren van contact baseer ik mij op mijn gerechtvaardigde belang om mijn dienstverlening bereikbaar te maken en zakelijke communicatie af te handelen. Ik beperk dit gebruik tot wat daarvoor nodig is.
Wanneer je als natuurlijke persoon vraagt om stappen die nodig zijn om een overeenkomst met jou te sluiten, kan de verwerking daarvoor noodzakelijk zijn. Die verwerking is dan gebaseerd op het voorbereiden van de overeenkomst op jouw verzoek.
3. De Build Better Systems-nieuwsbrief
Voor de nieuwsbrief verwerk ik je e-mailadres, eventueel je voor- en achternaam, je taalvoorkeur en je inschrijf- of afmeldstatus.
De nieuwsbrief wordt beheerd en verstuurd met Mailchimp. Via Make worden de contactgegevens en taalvoorkeur ook beheerd in ClickUp. Ik gebruik deze gegevens daar uitsluitend voor nieuwsbriefbeheer, niet voor individuele salesopvolging.
Aanmelden werkt via double opt-in: je bevestigt je inschrijving via een e-mail. De juridische basis voor het versturen van de nieuwsbrief is je toestemming.
Je kunt je toestemming intrekken via de afmeldlink in iedere nieuwsbrief of door mij te mailen. Je afmelding wordt ook verwerkt in ClickUp.
De open- en kliktracking voor de huidige Nederlandse en Engelse nieuwsbriefcampagnes is uitgeschakeld. Ik gebruik die campagnes dus niet om te meten wie een e-mail opent of op een link klikt. Als ik dergelijke metingen later invoer, licht ik dit toe en richt ik de verwerking in op basis van de toepasselijke regels en keuzes van ontvangers. Een aanmelding voor de nieuwsbrief geldt niet automatisch als toestemming voor het meten van leesgedrag.
4. Offertes, opdrachten en administratie
Bij offertes en opdrachten verwerk ik gegevens die nodig zijn voor de samenwerking, zoals contactgegevens, organisatiegegevens, correspondentie, gemaakte afspraken, offerte- en opdrachtgegevens, klantdocumenten en factuurgegevens.
Ik gebruik hiervoor:
- ClickUp: werk organiseren en klantinformatie beheren.
- Microsoft 365, Outlook en zakelijke OneDrive: correspondentie, afspraken en klantbestanden.
- Prospero: offertes en ondertekende opdrachten.
- Moneybird: offertes, facturen en financiële administratie.
De juridische basis is uitvoering van de overeenkomst wanneer je als natuurlijke persoon zelf contractspartij bent. Voor noodzakelijke communicatie met contactpersonen van zakelijke opdrachtgevers gebruik ik het gerechtvaardigde belang van het voorbereiden en uitvoeren van de zakelijke samenwerking. De financiële administratie verwerk ik ook om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
Kijkregistratie bij offertes
Prospero registreert wanneer een offerte wordt geopend of bekeken. Ik gebruik deze informatie alleen om te controleren of de offerte is ontvangen en bekeken. Ik baseer het moment van salesopvolging daar niet op.
De technische werking en benodigde informatie- en toestemmingsmaatregelen voor deze kijkregistratie worden momenteel nader onderzocht. Je kunt contact met mij opnemen als je een offerte via een andere route wilt ontvangen.
5. Videogesprekken en AI-ondersteuning
Zoom en ClickUp AI Notetaker
Ik gebruik Zoom voor videogesprekken. Ik maak geen opnames met Zoom zelf.
ClickUp AI Notetaker wordt gebruikt voor video-opnames, transcripties en verslaglegging. Het doel is uitsluitend het vastleggen van gesprekken en uitvoeren van de opdracht. Momenteel heb alleen ik toegang tot deze opnames, transcripties en verslagen.
Ik voer een werkwijze in waarbij deelnemers vooraf worden geïnformeerd en om toestemming voor opname en transcriptie worden gevraagd, met de mogelijkheid om zonder notetaker te spreken. Deze werkwijze is nog in inrichting. Deze privacyverklaring vormt op zichzelf geen toestemming voor een opname. Je kunt mij vóór een gesprek laten weten dat je zonder opname wilt spreken.
ChatGPT
Ik gebruik ChatGPT Plus om gespreksverslagen samen te vatten, klantdocumenten te analyseren en advies en voorstellen uit te werken. Daarbij kunnen persoonsgegevens uit die informatie worden verwerkt.
Ik beoordeel AI-uitkomsten zelf voordat ik ze gebruik in advies, voorstellen of klantverslagen.
De instelling om mijn gesprekken te gebruiken voor modelverbetering is op 12 oktober 2026 uitgezet. Volgens OpenAI geldt dit voor nieuwe gesprekken. Het uitschakelen van deze instelling verwijdert bestaande chats en bestanden niet en maakt eventuele eerdere verwerking niet ongedaan.
De accountvorm en aanvullende privacyafspraken voor het verwerken van klantgegevens met ChatGPT worden beoordeeld. Waar informatie namens een opdrachtgever wordt verwerkt, zijn ook diens instructies en de afspraken over de opdracht van belang.
6. Gegevens in de omgeving van een opdrachtgever
Voor consultancy en automatisering kunnen opdrachtgevers mij toegang geven tot hun ClickUp- en Make-workspaces. Ik kan daardoor persoonsgegevens van hun medewerkers, klanten of andere betrokkenen tegenkomen.
Als ik deze gegevens uitsluitend volgens instructies van de opdrachtgever verwerk, is de opdrachtgever verantwoordelijk voor het doel en de juridische basis. Mijn rol en de bijbehorende afspraken hangen af van de opdracht.
Toegang tot klantomgevingen wordt momenteel standaard jaarlijks verlengd. Ik richt een controle in op de noodzaak van deze toegang en op de afspraken die bij verdere toegang horen.
Heb je een privacyvraag over gegevens in de omgeving van mijn opdrachtgever? Neem dan in eerste instantie contact op met die organisatie. Een verzoek dat ik ontvang over dergelijke gegevens stem ik met de betrokken opdrachtgever af.
7. Met wie worden gegevens gedeeld?
De diensten die hierboven staan, verwerken gegevens om de gebruikte functionaliteiten te leveren. Daarnaast gebruik ik Lovable voor het hosten van de nieuwe website en Make voor de beschreven koppelingen.
Mijn boekhouder heeft toegang tot de financiële administratie in Moneybird.
Soms zet ik een collega-consultant in voor een opdracht. Die kan toegang krijgen tot mijn omgeving en die van de opdrachtgever. Ik sluit met deze consultant een geheimhoudingsovereenkomst. De procedures voor het controleren van toegangsrechten en beëindigen van toegang na de opdracht worden verder ingericht.
Techlogics beheert uitsluitend mijn domein en DNS-instellingen. Techlogics heeft volgens deze inrichting geen toegang tot de contactformulier-, nieuwsbrief- of afspraakgegevens.
Voor Prospero en het gebruikte Lovable Pro-account worden de toepasselijke verwerkersafspraken nog bevestigd. De beschikbare leveranciersdocumentatie en een algemene privacyverklaring zijn niet hetzelfde als bevestiging dat iedere benodigde afspraak op mijn account van toepassing is.
8. Website, cookies en technische gegevens
De nieuwe website wordt gehost bij Lovable met een eigen domein. Hostingdiensten kunnen technische gegevens verwerken om de website te leveren en te beveiligen. De precieze hostinglogs, bewaartermijnen en eventuele standaardstatistieken worden met Lovable bevestigd.
Het ingesloten ClickUp-contactformulier wordt pas geladen nadat je daarvoor kiest. Je kunt het formulier ook rechtstreeks bij ClickUp openen of mij per e-mail of telefoon benaderen. Externe diensten kunnen bij gebruik technische gegevens en cookies verwerken.
De website laadt momenteel de lettertypen Open Sans en Source Sans 3 via Google Fonts. Daardoor maakt je browser verbinding met Google en wordt onder meer je IP-adres doorgegeven. Het lokaal hosten van deze lettertypen is gepland.
Google Analytics is momenteel niet ingericht. Als ik het toevoeg, werk ik de privacy- en cookie-informatie bij en richt ik de benodigde keuzes in vóór activering.
De instelling voor modeltraining met mijn eigen projectinhoud in Lovable is op 12 oktober 2026 uitgezet. Dit staat los van de verwerking van bezoekersgegevens.
Meer informatie over cookies en je keuze voor het ClickUp-formulier staat in het cookiebeleid van deze website.
9. Hoe lang worden gegevens bewaard?
Ik heb onderstaande termijnen vastgesteld als bewaarbeleid. De opruimroutines worden momenteel ingericht. Bestaande gegevens staan daardoor nog in mijn systemen of archieven en zijn nog niet in alle gevallen volgens deze termijnen verwijderd. Je kunt ook nu een verzoek tot verwijdering indienen; ik beoordeel dat volgens je wettelijke rechten.
| Gegevens | Vastgesteld bewaarbeleid |
|---|---|
| Losse contactaanvragen die niet tot een opdracht leiden | Uiterlijk 6 maanden na afhandeling |
| Discovery Calls die niet tot een opdracht leiden | Uiterlijk 6 maanden na afronding van de aanvraag en eventuele opvolging |
| Actieve nieuwsbriefcontacten | Zolang de inschrijving actief is |
| Naam en taal na afmelding van de nieuwsbrief | Binnen 30 dagen verwijderen als deze uitsluitend voor de nieuwsbrief nodig waren |
| Minimale registratie van een nieuwsbriefafmelding | Alleen zolang noodzakelijk om te voorkomen dat de afmelding wordt genegeerd; de noodzaak wordt beoordeeld bij opschoning |
| Video-opnames en volledige transcripties | Binnen 30 dagen na controle van het verslag, uiterlijk 90 dagen na het gesprek |
| Klantdocumenten, correspondentie en gecontroleerde verslagen | Uiterlijk 2 jaar na einde samenwerking; eerder als niet meer nodig |
| Chats en bronbestanden met klantgegevens in ChatGPT | Binnen 30 dagen na controle van het resultaat, uiterlijk 90 dagen na verwerking |
| Niet-geaccepteerde offertes | Uiterlijk 6 maanden na definitieve afsluiting, tenzij nog nodig voor administratie of een geschil |
| Facturen en financiële basisadministratie | Volgens de wettelijke fiscale bewaarplicht, doorgaans 7 jaar |
| Ondertekende opdrachten en bewijsstukken | Zolang noodzakelijk voor de toepasselijke fiscale bewaarplicht, lopende verplichtingen of geschillen |
Waar zowel een termijn van 30 als 90 dagen staat, geldt de grens die het eerst wordt bereikt. De termijn voor een klantdossier vervangt de kortere termijn voor ruwe opnames en transcripties niet.
Voor fiscale gegevens begint de bewaartermijn wanneer die volgens de toepasselijke regels ingaat. Een nog actueel contract kan daardoor langer bewaard moeten worden dan zeven jaar vanaf ondertekening. Voor bepaalde categorieën gelden langere wettelijke termijnen.
Make wordt gebruikt in de EU1-regio, met het Core-abonnement. De nieuwsbrief- en Calendly-koppelingen bewaren geen persoonsgegevens in Make Data Stores. Make vermeldt 30 dagen als standaardbewaartermijn voor loggegevens. Andere opslag, zoals onvoltooide uitvoeringen, en eventuele afzonderlijke kopieën vallen niet automatisch onder die termijn.
Bij het bepalen van een bewaartermijn kijk ik naar het doel, de noodzaak voor de samenwerking, wettelijke verplichtingen en eventuele geschillen. Leveranciers kunnen daarnaast eigen bewaartermijnen hanteren voor gegevens die zij voor eigen wettelijke of beveiligingsdoeleinden verwerken.
10. Verwerking buiten de EER
Sommige gebruikte diensten en hun leveranciers kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, waaronder in de Verenigde Staten. Het gebruik van de EU1-regio van Make betekent niet dat alle andere diensten en hun leveranciers uitsluitend binnen de EER verwerken.
De openbare voorwaarden van onder meer ClickUp, Mailchimp, Calendly, Make, Microsoft en OpenAI beschrijven waarborgen voor internationale doorgifte. Afhankelijk van de dienst en doorgifte gaat het bijvoorbeeld om een toepasselijk adequaatheidsbesluit, het EU–US Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
De toepasselijke afspraken voor Prospero en mijn Lovable Pro-account worden nog bevestigd. Ik stel daarom niet dat voor alle leveranciers iedere doorgiftewaarborg al afzonderlijk is gecontroleerd.
Je kunt via maarten@misterworkflow.com informatie vragen over de verwerking door een specifieke dienst en de bijbehorende waarborgen. De volgende officiële informatie is beschikbaar:
11. Beveiliging
Mijn ClickUp-account gebruikt tweestapsverificatie. De beveiligingsinstellingen van mijn overige diensten worden gecontroleerd. Voor de notetaker-opnames en transcripties heb momenteel alleen ik toegang. Met ingezette collega-consultants sluit ik een NDA.
Ik werk aan verdere inrichting van toegangscontroles, het beëindigen van niet meer noodzakelijke toegang en de beschreven opschoning. Ik claim daarom niet dat alle accounts al tweestapsverificatie gebruiken of dat alle tijdelijke toegang al automatisch wordt ingetrokken.
Heb je een vermoeden dat persoonsgegevens niet goed beschermd zijn? Neem dan contact met mij op.
12. Jouw rechten
Afhankelijk van de omstandigheden kun je:
- inzage vragen in je persoonsgegevens;
- onjuiste gegevens laten corrigeren;
- om verwijdering vragen;
- vragen om beperking van de verwerking;
- bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
- je gegevens in een overdraagbaar formaat opvragen wanneer dit recht van toepassing is;
- toestemming intrekken wanneer de verwerking op toestemming berust.
Intrekking verandert niet de rechtmatigheid van verwerking die daarvoor op basis van geldige toestemming heeft plaatsgevonden.
Je kunt een verzoek sturen naar maarten@misterworkflow.com. Ik reageer in beginsel binnen één maand. Als een wettelijke verlenging nodig is, laat ik binnen die maand weten waarom. Indien nodig vraag ik aanvullende informatie om vast te stellen dat het verzoek van de juiste persoon komt.
Er kunnen wettelijke uitzonderingen gelden, bijvoorbeeld voor gegevens die ik verplicht moet bewaren. Ik licht toe waarom ik een verzoek geheel of gedeeltelijk niet kan uitvoeren.
Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
13. Wijzigingen
Ik pas deze verklaring aan wanneer mijn dienstverlening, gegevensverwerking of de inrichting daarvan verandert. Bovenaan staat de datum van de laatste wijziging.